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如何以及为何为几乎任何项目构建基本甘特图

我曾计划写关于无损,关于准确再现的文章。我总是觉得奇怪的是,几乎在同一时间,真正的无损耗得到了廉价的广泛可用,我们突然似乎比以往更少关注保真度。所以我想讨论互联网即将来临的未来,几乎无疑是基于VR和高度依赖于分辨率的,以及这个愿景与将其几乎所有内容都降级为简单,低分辨率,压缩格式的历史略有不同。

随着编写这样一个后期研究和时间密集,截止期限,并充斥着潜在的兔子洞的道路,这很可能导致我无意中管理互联网的深度,我开始构建它,好像它是典型的拟议工作- 对我来说,这意味着组织一个基本的甘特图。我所做的就是构建客户约定中包含的项目,即使在提案阶段也是如此。

再次提醒我甘特图是什么...

甘特图是项目活动及其相关开始日期和截止日期的相当简单的矩阵。你见过他们但也许不知道他们有名字(左边的活动,右边的活动持续时间):

鉴于近年来技术和软件行业敏捷项目管理的兴起,简陋的甘特图常常被遗忘,主要是因为甘特图很少能满足更复杂项目(如软件产品开发)的高度适应性需求。但是,在复杂空间中注定它的同样简单性也使得在简单项目的组织方面创建和共享变得如此容易。

甘特图是我们有计划的保证

“由于没有准备,你准备失败。” 
- 本杰明富兰克林

客户只需要两件事:第一件是计划,第二件是结果。在我们的行业中,结果(或有时缺乏结果)成为焦点,计划通常从一开始就是隐含的概念协议。但是,如果我们从一开始就没有切实的计划,结果将在很大程度上是任意的。

在投球/提案阶段,报告的结果通常是我们过去工作的案例研究。使用定制的甘特图补充此类案例研究可以向潜在客户说明我们已经将粗略的思想放在我们提出和规划的工作中,以及我们希望实现的结果。

在传统的客户服务和业务开发角色中,我花了反复试验才知道如果没有甘特图,我们的代理工作往往是不完整的。我现在发现自己越来越多地使用它们 例如,这里是一个非常通用的示例,简单的甘特图构成了一个非常基本的SEO站点审计:

甘特图只是在项目管理和销售中才需要吗?

“销售部门不是整个公司,但整个公司更好地成为销售部门。”
- 菲利普科特勒

将销售视为别人的责任是我们在搜索中犯下的常见错误。但是,如果我们以任何身份面向客户,我们应该考虑范围内外的事情(通常我们不禁会想到超出范围),这可以为客户提供最好的结果。也就是说,因为找到并向客户提供机会是增加客户结果和代理业务的一个重要方面,那么我们所有人都在销售。

事实上,我们所有人不仅在销售方面,而且在项目管理方面。认识到并尽可能利用它是“ 更接近客户 ” 的另一种方式。拥抱简陋的甘特图有助于我们通过提供标准化格式所需的框架来更好地组织项目,这种格式可以跨角色,公司甚至是行业。甘特图帮助我们说出项目管理,组织,销售和业务的“语言”。

甘特图是商业通用语言的一部分

“在我看来,你应该使用他们的语言,他们每天使用的语言,他们思考的语言。”
- David Ogilvy

作为一般经验法则,客户越大或越复杂,甘特图作为规划和赢得业务的重要部分的机会就越大,我们的接触点工作点就像典型的那样专案经理。

成功导航提案流程几乎总是用通用语言进行沟通的产物。因此,甘特图不仅是说另一种语言的另一种方式,而且正如Vince Lombardi曾经说过的那样,表演“ 就像你以前一直在那里 ”。

与任何其他行业或兴趣一样,说出共同语言可能是确保组织内的各种各样的人能够准确理解我们提议的内容的唯一方法。

甘特图还可以满足法律和采购的期望

“任何足够先进的官僚机构都与糖蜜无法区分。”
- 未知

在业务发展中,不幸的现实是,“口头上的肯定”(特别是对于更大的客户)只是允许进入法律和/或采购部门,许多业务开发总监一直令人沮丧,而且重要的是不幸的是,这些举措可能会导致缓慢而痛苦的死亡。

我无意中偶然地强调了甘特图。在研究一个有前途的潜在客户时,我发现他们网站上的一个页面概述了一个完全不相关领域的案例研究。在该页面的一个图像中是甘特图,其中包含了编辑的识别细节。在一个百灵鸟上,我包括了一个基本的时间表,我认为它代表了一个接近甘特图的东西。这个过程让我更好地理解我提出的工作,从那时起我一直在使用甘特图。

我不仅通过实施甘特图赢得了业务,我还通过了解观众赢得了其他账户这样做就好像每个最后一个成员都是项目经理一样。甘特图肯定不是法律和采购的神奇关键,但它是一个相对较小的,微妙的附加物,可以产生不成比例的强烈影响。

内部客户团队期望,想要或需要甘特图
“在此之前,准备是成功的关键。” 
- 亚历山大格雷厄姆贝尔

假设我们做了“墨水”,我们赢得了与没有项目计划或甘特图的复杂客户的合同。在这种情况下,内部团队可能会将自己的项目计划和/或甘特图作为基准参考点并作为开始分配资源的一部分。

当我们将这个全新的账户交给我们的客户服务团队时,我们是否希望他们收到我们在提案流程中精心构建并同意的甘特图?或者我们是否希望由必须聘请我们的代理机构的人员来定义和制定工作?这是我们能够提供框架作品并实现活动目标的最现实的途径吗?

甘特图也帮助了机构方面的团队
“在我所做的所有事情中,最重要的是协调那些为我们工作并指导他们实现某个目标的人才。” 
- 华特迪士尼

当我们为团队的每个成员(以及我们的客户)准备一份易于理解且易于理解的甘特图时,移交和启动可以非常简单和有条理。然后,切换就像与我们的代理机构和新客户的团队共享文件权限一样简单。

典型的客户服务切换应该顺利,轻松,并附有详细的计划。但是,通常情况下,切换到客户服务可能是一组问题,没有人真正知道确切的答案。一个基本的甘特图对于有序,明智,顺利的交接大有帮助,这只会给新客户的团队增添信心。甘特图是弥合销售承诺与客户服务交付之间差距的绝佳方式。

竞争对手也使用甘特图
“即使你走在正确的轨道上,如果你只是坐在那里,你也会被碾压。” 
- Will Rogers

我们经验丰富,我们都知道客户和潜在客户几乎都会对竞争报告作出回应,特别是在他们的竞争明显超越竞争对手的情况下。

在那个问题上,您知道谁使用项目计划?你的一些竞争对手。如果提案中的所有其他内容都相同(并且您会对这种情况发生的频率感到震惊),那么规划可能会成为决定性因素,因为它意味着复杂性,并且因为如上所述,它更有可能是转换成合同/ SOW,通过法律和采购轻松。

 

如何制作关于保真度与连接性的文章的甘特图

好的,现在是时候挖掘并实际组合文章组件的顶级大纲,其中包括准备,研究,编写和编辑。大纲是开始构建甘特图的最佳位置。

在这种情况下,我们创建了一个23步的大纲(详情如下),用于撰写关于“保真度与连接性”的文章。现在,让我们制作甘特图吧......

从Trello板上轻松制作甘特图

要使用Trello制作基本甘特图,请构建Trello板。我创建了一个名为“有趣的文章创意”的列表; 在这种情况下,“富达与比。连接“:

接下来,在Fidelity vs. Connectivity列表下面填写相关的卡片(在这种情况下,包括上面提到的23个概要步骤),以包含特定的活动:

这是一篇关于文章进展情况和顺序的卡片清单。它还没有准备好成为甘特图,但它已经接近了。为了构建我们的甘特图,定义与其相关活动相关的每张卡的开始日期和截止日期,从我们预期的第一张开始,在这种情况下“研究'高保真'的历史'”:

当你盘旋时在那张卡片上,你会看到一个小铅笔图标。单击该编辑/铅笔图标以打开扩展的选项菜单。然后单击“更改截止日期”,将显示以下日历菜单:

单击日历中相应的“截止日期”(我已选择该卡的3月11日截止日期,如我们所见)并保存更改,此时我们编辑的卡片将如下所示(当然,减去巨大的红色箭头):

此时,该卡有截止日期但没有开始日期。要添加开始日期,请返回卡片列表并单击3月11日截止日期(上面的红色箭头指向的位置),此时我们将有一个展开的菜单:

在此处添加开始日期可以是有点难以捉摸,只因为没有“按钮”这样做。而是单击“编辑描述”(上面的红色箭头)以打开以下窗口:

要建立开始日期,请使用以下格式将其添加到说明窗口(在此示例中,开始日期为2016年3月7日):

对剩下的所有22张卡重复此过程,你最终会得到一张像这样的卡片列表:

制作基本甘特图需要什么

我更喜欢使用Ganttify,整合Trello板,主要是出于习惯。Ganttify还提供与Basecamp的兼容性,甚至是Google日历也是如此,所以如果你不是Trello用户,肯定会有其他选择。一个相当令人印象深刻的甘特图也可以在Excel中构建(对于我们的电子表格迷恋的同事)。重点是,制作免费甘特图的选择并不缺乏。

另外值得注意的是:甘特图不是一个完整的项目计划,而只是一个项目的一部分。甘特图组织了项目计划的“什么”和“何时”方面,但很大程度上没有涉及“为什么”或“谁”方面。因此,甘特图可以在没有项目计划的情况下存在,但如果没有甘特图,项目计划通常不会存在。就本文而言,我们只关注甘特图......而且是一个非常基本的图表; 我们作为相对新手进入项目管理领域。根据设计,我们的甘特图样本将尽可能简单。
此时,随着Trello板的完成,您已准备好前往Ganttify:

显然,我们在Trello这里工作。单击Trello按钮,您将进入以下屏幕:

单击“允许”按钮,允许Ganttify访问您的Trello板; 你会被迅速带到Trello / Ganttify仪表板:

它在等着你......从你之前制作的现有Trello板自动创建。点击“有趣的文章构思”,您将在弹出窗口中获得:

你做到了; 这是甘特图!当然,它需要一点精炼,但你已经创建了一个可用的甘特图。也许您刚刚创建的甘特图最好的部分是您可以简单地调整甘特图时间轴上的任何“活动”,相关的更改将自动反映在原始的Trello板中。我们来看看它是如何工作的:

拖动以增加第一个“活动”的宽度(上面的红色箭头),您将直接在甘特图上看到此更改:

甘特变化的变化然后成为原始Trello板的参数的一部分(不需要对底层Trello板进行任何更改; Ganttify和Trello基本上一起工作):

改变全部或部分甘特图,然后改变底层Trello板(反之亦然)。使用相同的过程,您可以轻松地将活动更改回原始日期。这意味着随后会自动与协作者共享更改(假设我们已经与其他团队成员共享了Trello板)。

将甘特图导出为您选择的格式意味着您可以将其插入到相应文件类型的任何文档中。要导出,请单击打印图标(由下面的红色箭头指示):

从上面的弹出窗口中,单击左上角的打印图标。这将导致以下选项窗口:

我在这里添加了红色箭头,提醒您最简洁的结果是缩短时间表,只显示与项目相关的日期(在规划更长,更复杂的项目时尤其重要)。

单击“打印”导出为首选格式。对于我们的简化示例项目,生成的JPG如下所示:

到目前为止,您将构建一个Trello板,一个甘特图的工作版本,以及在一个地方编辑的知识/能力,这些编辑反映在平台上并立即可供协作者使用。您将准备好在任何需要的地方插入新创建的文件。真的很简单!当然,时间和实践将提供更详细,更复杂,更深入的甘特图,但这是一个很好的起点。

我们从这里开始使用非常简化的甘特图,但是当您开始使用它们时,您可以添加深度层并使它们越来越先进。正如您所见,构建基本的甘特图比起初看起来更简单(也许更有用)。

总结一下这个过程:

  1. 概述项目。
  2. 构建相关的Trello板。
  3. 定义每个活动的开始和结束日期。
  4. 允许 Ganttify访问Trello板。
  5. 从Ganttify 导出到您首选的文件格式。
  6. 插入新创建的文件转换成建议,商业案例,报告等。

无论您的角色如何,或者您是代理方还是客户方,通过甘特图组织工作和沟通时间表都可以为任何项目提供必要的基线。当您从Trello,Basecamp或Google Calendar等共享资源构建甘特图时,您还可以通过确保内部团队中的每个人以及客户的每个人都从“同一页面”开始来鼓励高效协作。在Gantt中构建您的工作图表提高了组织,沟通和协作的能力,所有这些都提高了效率,并且正如我们在Distilled所说的那样,让您“ 更聪明,更努力地工作 ”。

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