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反馈:建立伟大团队的最重要工具

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当大多数人想到反馈时,他们会想到一种不舒服的情况而不是强大的技能和工具。反馈应该旨在帮助您学习和改进,但有时感觉不太愉快。无论角色或任期如何,这种情绪通常由反馈任何一方的人表达。尽管有这种负面描述,但反馈是个人和公司发展的重要组成部分。它也不一定是负面体验!通过提高您提供和接收反馈的能力,您将成为任何团队中更有能力和更有价值的成员。

在Distilled,我们努力在提供和接收反馈方面表现出色。虽然这是一个崇高的目标,但它的存在使我们的团队不断提高他们的反馈技能。作为团队领导,我的很大一部分职责是向顾问和领导提供反馈。在我的职业生涯中,我已经看到对于任何团队来说,在反馈方面有多么重要,但在Distilled的前六个月里,我看到了它对我们工作的重要性。

考虑到所有这些,我想分享我们在Distilled采用的主要反馈原则。然后我们将讨论常见的障碍,这些障碍往往会破坏团队和进步,以及一些如何最好地避免它们的提示。

原则
如有疑问,请提供反馈。
确定准确反馈的内容本身就是一项挑战。文档格式或电子邮件的语气等小事很容易被忽略。当这些小事变成更大的主题时,人们往往会说出来并提供反馈。为了解决这个问题,我们采用了“有疑问,提供反馈”的座右铭,以此作为积极主动和沟通的方式。

通过早期发言,我们可以立即解决问题并阻止它成为一个更大的问题。我们大多数人在我们职业生涯的某个阶段收到了反馈意见,我们希望我们能早点得到。是为了拯救某人从“牙齿上的菠菜”时刻或帮助改善他们与客户的沟通; 尽早提供反馈往往是最好的方法。

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这也适用于积极的行为和识别促进和鼓励的特征。每周我都会尝试一些令人敬畏的东西,我观察每个顾问做的事情以及我希望看到的更多内容。这通常发生在我们的1:1s或15Five(我们使用的一个很好的管理工具)。这种快速的积极反馈使他们能够记住在他们脑海中浮现的行为,并开始更频繁地加入它。作为一名经理和队友,我觉得赞美人们做的伟大事情以及改进的方面同样重要。

公开赞美,私下批评
一旦确定了反馈点,下一步就是提供反馈,这通常是最困难的。“公开赞美,私下批评”是我们为帮助员工决定如何提供反馈而采用的座右铭。我们的目标是鼓励一个支持性和安全的环境,让人们可以专注于反馈的内容,而不是在群体环境中自我意识。作为一个跨越三个办公室和时区的团队,面对面的对话并不总是一种选择。为了解决这个问题,我们通过我们的工作流程和工具有意识地建立了沟通的机会。

根据反馈的类型,“私人”可能实际上是一个小组而不是1:1会议。例如,可以在项目特定的Slack通道上给出对创意作品的微小反馈,以便项目团队保持集成。此版本的私有适用于大多数与任务相关的反馈,这些反馈将影响手头的项目。对于沟通中断和艰难的对话,我们鼓励团队成员“面对面”会面。这可以是面对面的,也可以为办公室的团队使用我们选择的视频聊天服务Google Hangouts。错误传达或误解对任何团队都是有害的,我们发现视频通话可以降低这种风险。

对我们来说,“公共”通常看起来像公司或办公室范围内的电子邮件,或者对Slack或15Five大喊大叫。这种反馈的公共方面通常会对其所针对的人产生积极影响,但也会成为其他人的学习机会。如果所有反馈都是闭门造车,那么其他团队成员就很难看到优秀的沟通或客户服务。

30%的反馈
为了使我们的团队能够开展高质量的工作,反馈过程需要高效。其中很大一部分是减少浪费的时间和重做工作,因为这些可能会让团队感到沮丧并且进展缓慢。为了确保我们都朝着预期的方向前进,我们使用了一种称为30%反馈的做法。

顾名思义,30%的反馈意见是在项目完成率仅为30%时寻求反馈的概念。这使您无需确保完成每个最后的细节,而是寻求对项目基础的反馈。当你只完成了30%的工作时,你对项目的方向有了很好的认识,但到目前为止,不需要重新调整大量的工作。30%反馈的关键是发出声音并告诉评论者这是您正在寻求的反馈类型,将每个人放在完全相同的页面上。

作为审稿人,了解项目所处的阶段并提供适当的反馈水平至关重要。让某人以30%和90%的要求提供反馈的美妙之处在于它缩小了您需要关注的内容。在30%时,不要担心捕获所有拼写错误或语法错误,而是专注于更大的问题,比如传达预期的信息?在90%时,用精细的梳齿挖掘大部分已完成的项目,不要担心大局,而是专注于小细节。

总是假设最好的意图
反馈可能很难,但它会让每个团队都变得更强大。它建立了团队的沟通技巧,并通过帮助他们在支持性环境中学习来加强每个人。在Distilled,我们认为反馈过程绝不应该是一种创伤。虽然每个人都会遇到错误和误解,但我们关注的是假设最佳意图以帮助对话的核心理念。

无论角色如何,即使是少量的负面反馈也很难获得。虽然意见或性格冲突经常会加剧这些情况,但我们鼓励人们假设反馈给予者最好的意图。“爱,接受和联系给出的反馈是一种滋养体验,让人们可以衡量他们的位置,并协同解决他们下一步需要做的事情”,Frederic Laloux在他的“ 重塑组织”一书中解释道。从这个角度来看,反馈变成了仁慈的行为。

人们经常报告说,他们更有可能再次向那些曾经有过积极体验的人提供反馈。这说明了增强反馈回路的概念,它增加了特定系统的效果。“这些系统可以很好地培养良好习惯并达到最佳表现,因为它们可以自然地放大并加强自己的行为。”作者James Clear说。这种强化反馈循环继续加强个人和团队,使他们变得更聪明,更有效 - 这两个我们在Distilled非常重视的事情。

路障
在我的角色中,我经常帮助人们打开他们收到的反馈。从这个角度来看,更容易看到翻译中丢失的地方。尽管有最好的意图,人们常常发现自己处于不舒服的境地,不确定如何处理这个过程。以下是一些最常见的障碍,它们会扭曲信息或阻止完全反馈。

介质
根据用于沟通的媒介和反馈的类型,我经常看到解释与预期的情绪大不相同。这通常会导致误解,挫折和对反馈本身最不利的信誉。Distillers可以选择如何提供反馈,但要确定每个人最有效的方法并不总是那么容易。

正如我在本文开头所说,反馈是一项技能,就像其他任何需要练习的技能一样。每种体验都有助于通知下一次,但最终,每个人​​都是不同的,因此将独特地回应反馈。除此之外,了解与您合作的人员至关重要。了解个体如何响应不同程度的直接性以及在什么时间范围内更容易选择媒体。

话虽如此,当您仍然了解团队成员并且必须提供反馈时,有一些默认选项适用于那些时刻。

首先确定反馈是基于沟通,技能还是任务,以及此时是否需要提供。如果它的任务基础并将影响项目的结果,越快越好。如果是基于沟通或技能,反馈可能会分散项目的注意力,并应在以后交付。

权衡您的互动选项。如果是基于沟通或技能,请始终选择最具个性的选项。对于我在西雅图的团队来说,这是在办公室或咖啡馆举行的面对面会议。对于办公室的同事来说,这是一个视频聊天。我警告不要发送电子邮件或打电话给任何可能敏感的事情,因为面部表情和语调会大大有助于衡量某人的接受性或防御性。对于基于任务的反馈,这可能是文档中的注释,也可能是Slack,电子邮件或电话中的跳跃。

预期错位
对反馈效率的最大挑战是对某人正在寻找什么类型的反馈的错位预期。在30/90%模型中,这种沟通分解可能导致较少的可操作反馈,重做工作和挫败感。当有人正在寻找30%的反馈并获得90%的反馈时,他们常常陷入小细节,而不是在项目方向上获得有价值的投入。而另一方面,当有人寻找90%的反馈并获得30%的反馈时,他们往往被迫重做工作并紧缩以制定最后期限。

目标是通过在适当的时间寻求30%和90%的反馈,减少这些未对准期望的可能性。这使得反馈对每一方都更有价值,并产生更强大的工作。因此,我们鼓励人们明确说明他们正在寻求什么级别的反馈。

反馈反应不佳
许多因素都可能引发对反馈的负面反应。提供反馈的人,使用的媒介或反馈本身的性质都起着作用。无论触发器本身如何,最糟糕的反应都是变得具有防御性和争论性。通过对情绪反应不佳或过度反馈,您可能会损害同伴关系并错过未来的反馈机会。

听到负面反馈可能很困难,这是捍卫你的行为的常见反应,但这很少是最有成效的反应。如果经验对双方都造成创伤,那么反馈给予者不太可能拥有在未来提供反馈的机会。因此,通过不良反应,您可以通过反馈剥夺自己更多学习和成长的机会。

无论触发什么,总是要感谢给予反馈的人。由于我们已经假设了最好的意图,这个人只是试图提供帮助,尽管可能在传递信息方面做得很差。了解这一点后,您可以将反馈周围的所有无关元素放在一边,并专注于内容。

包起来
拥有有效的反馈流程可以使团队更加强大,从而有效地开展出色的工作。然而,不可避免的是,在组织层面和个人层面上很难做到这一点。反馈是我们在Distilled的文化的一部分,这并不意味着我们在这方面表现出色,这意味着我们积极关注它并不断努力变得更好。反馈是改进的机会,您拥有的机会越多,您就能获得越多的改进。那些寻求并欢迎反馈的人往往会迅速成长并对Distilled产生最大的影响。

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