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让我工作,请:更少和更有成效的会议的案例

如果您觉得您的工作周是围绕会议进行的 - 就像您正在做的一样是准备和参加会议,谈论和报告您的工作而不是坐着做 - 那么您已经达到了窘迫的程度重新控制你的时间。

会议有两个方面:如果没有必要就不参加会议,并且在举行会议时,确保会议有目的,有针对性,并推动具体成果。如果会议缺乏目的而没有预期的结果,重点是什么?

今天的工作场所

目前的工作场所是在不提高生产力的模型上运作的。许多办公室都围绕“开放式办公室”概念建立,这是一个理想的分散交付系统。这种开放式环境可能会促进友情,但持续的噪音会损害注意力和工作场所的生产力。即便是最复杂的降噪耳机也无法保护工人免受不可避免的但不可预测的中断浪潮:电话铃声,大声喋喋不休,在办公室里大喊大叫等等。人们每天都去上班,但大部分真正的工作都发生在营业时间之前或之后,周末,家里,飞机,咖啡店 - 除办公室外几乎所有地方。

如果我们想要在工作中开始富有成效,那么模型需要改变。这需要消除干扰并创造更长和更长时间的不间断工作时间。由于你实际上做得很少而感到沮丧,这表明你对你必须操作的模型感到抵触。

富有创造力的人需要非结构化的时间来“进入区域”。作为一名知识工作者,无论您是程序员还是数字分析师,无法完成您的工作都会产生内部摩擦和挫败感。根据Atlassian的一项研究,员工每月最多参加62次会议,其中一半被认为是浪费时间。在20个工作月内,平均每天3.1次会议。现在,想象一下这些会议在一天之内展开。这是令人沮丧的一个方法:一个停止开始的工作日,你永远不会有机会花时间专注于复杂的工作。

为了保持您的理智和工作效率,您必须收回工作日。

寻找工作/会议余额

会议应该像盐一样 - 仔细撒上香料来增加菜肴,而不是肆意地倒在每一个叉子上。盐太多会摧毁一道菜。会议太多会破坏士气和动力。

- Jason Fried,Basecamp

1.在日历中每天阻止2-4小时不间断工作。

如果你是一个早起者,而你最富有成效的时间是在早上,那么你有更好的机会在白天设置几个小时不间断的工作时间。在专用于您的工作的日历中创建时间块,并在标题中指明此时间被阻止用于特定的重点任务。指出您将要处理的项目,并要求在此期间未预订任何会议。

2.查看现有的会议邀请。

在每周开始时查看您的日历,确保您了解所邀请的每次会议的目的和期望的结果。如果您对会议的目的有任何疑问,请与组织者联系并确定您是否需要出席。

3.确保您参加的每次会议都有明确的目的。

如果您被邀请参加的会议没有议程,请提出要求。每次会议都应该有一个明确,独特的议程,至少提前24小时概述。

4.实际上需要一个小时的会议?

现实情况是,很少有会议需要一整个小时才能完成。挑战在于,如果会议设置为持续一小时,会议可能会延长以适应该时间范围。首先安排自己的会议30或45分钟。对于经常提前结束的会议,请联系组织者并要求缩短会议邀请以反映所需的实际时间。

工作日没有开会。

这个雄心勃勃,但如果拥有超过100名员工的Asana公司能够在“没有会议日”的情况下成功管理他们的工作周,那么您的公司当然也可以。这是一项必须由高级管理层支持并由整个组织实施的决策。如果您处于可以为此类政策提出建议的位置,请首先与合适的人进行对话。

如果您没有幸运能够在实施此类策略的组织中工作,请首先在您自己的日历中阻止无会议日,鼓励团队成员在另一天与您预约会议。你的例子可以激励他人实施他们自己的无会议日,在整个组织中有机地传播这个想法。

富有成效的会议:规则,而不是例外
如果平均一天的20%用于会议,表示为一年,这意味着您在新年那天开始的会议将在3月中旬左右发布。 
- Merlin Mann,43个文件夹

会议可以成为人们分享和交流信息,获得反馈,计划,协作,集体讨论和做出重要决策的极其有效的方式。为确保会议能够为您的工作增加价值而不是减损会议,请让自己和其他人对更高的标准负责。

1.避免过度邀请。

考虑会议的目的并确定实际需要参加的人员。会议要求员工放弃他们正在做的事情并切换任务。在基于服务的商业模式中,时间是公司最宝贵的资产之一。如果您将五个人拉入一次会议,则该会议需要五个小时。我们假设一个可计费小时保守值200美元。你有多自信地说你的最后一次会议,你可能已经吸引了5名高级团队成员,价值1000美元?

2.禁用手机。

与会者在检查他们的电话时,他们没有关注会议。如果分心是会议中的问题,请通过消除分心来解决它。

3.编写可操作的议程。

你的议程应该用行动词写,而不是名词。每个项目都应使用一个动作来解决所需的结果,并指出负责的个人。例如,“同意广告文案测试计划后续步骤 - 最大”比“广告文案测试计划”更具描述性和可操作性。

4.提前24小时发送议程。

确保议程更新并提前24小时发送给与会者,以便他们能够对其进行审核,做出贡献并为会议做好准备。

5.准时开始。

确保按时开始和结束每次会议。

6.准备会议。

仅参加会议是不够的。为了使会议富有成效,您需要为会议做好准备,了解您在会议中的角色,并准备为其期望的结果做出贡献。

会议是工作效率最大的颠覆者之一,并且已经成为工作日的主导者,而实际上创造性工作应该成为每天的核心焦点。我们最富有成效的工作没有分心; 浪费工作日时间意味着我们在工作时间以外工作以完成工作。为您的一天建立一些安静的时间,并保持警惕,确保您至少有2-4个小时致力于专注的任务。当您参加或举办自己的会议时,请确保尽可能多地努力使这些会议有效。

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