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可视化时间:项目管理如何使用Google表格

这篇文章的简短版本:项目管理是我们营销人员工作的重要组成部分,但随着时间的推移计划和可视化项目很难,所以我创建了一套Google表格,让您的工作更轻松。

我发现这个系统在很多方面都很有用,所以我在这里分享我的模板,以防它让你的日子变得更短。我将首先简要介绍一下这些工作的内容,但在本文的后半部分,我还将深入探讨它们的工作原理,以便您可以根据自己的需要进行更改。

如果你想跳过这篇文章,并获得直接的模板,你可以在这里操作(但我建议你读一点关于他们首先是如何工作的):

  1. 规划师版(你需要知道的一切,加上甘特)
  2. 利益相关者版本(老板,客户或执行工作但未进行项目管理的人员的更清洁版本)
  3. 神圣的名字有我错过的版本(许多不同项目的综合视图,如果你忘记告诉别人有关工作,错过截止日期或过度计划,请告诉你)

值得一提的是:我不认为这些表是唯一的解决方案。他们是一个免费的解决方案,我发现它非常有用,但我有同事们发誓,他们喜欢Smartsheet和Teamwork。

值得注意的是,不同的工具在不同的风格下工作得更好或更差。我对这些表格的目标是在接下来的三四个月内有一个相当具体的计划,然后是一个更宽松的想法,以便进一步下线。当我填写这些表格时,我也会关注结果而不是流程 - 这有助于缩短我更新工作表的时间,并使人们更清楚地阅读。

这篇文章的长版本很像上面的简短版本,但我更多地谈论了我试图坚持的一些原则以及这个设置如何实现它们(震惊,嗯?)。正如所承诺的那样,最后一部分将描述这些工作表是如何工作的,适用于任何遇到问题或想要制作自己的东西的人。

原则(关于人和使用床单一样多) 原则1:我们不应该将所有信息存储在我们的头脑中。

这很简单 - 如果我们必须经常理解复杂的东西,特别是如果它随着时间的推移而变化,那么这些信息必须在页面上。例如,如果我正在尝试制定营销策略,我必须不断查看屏幕上的信息,然后在我的脑海中随意移动以找出我们每个月的时间,我要去失去了线索,最终,我的思绪。

计划版本表的目的有几种方法来解决这个问题。首先,在“ 任务视图”选项卡中写下所有任务,您完成它们的时间段位于最左侧(在我的示例中,它是计划任务的月份),还有其他列,如状态和类别 - 但最初,它可能只是需要发生的事情的大脑转储。这里的想法是,当你第一次写出来时,你不必过多考虑它 - 你可以轻松地改变日期并在以后添加其他信息。

月视图”选项卡获取“ 任务列表”选项卡中的信息,并按任务视图的 A列中列出的月份对其进行重新排序(可以是其他时间段,只要它是一致的)。

通过这种方式,您可以查看一段时间,查看剩余的资源量,并阅读您当前计划的所有内容(剩余资源计算还将考虑您不总是想要写出的重复任务,例如会议)。

虽然月视图选项卡可以帮助您专注于特定时间段,但它不会为您提供计划或任务依赖关系的长期视图,因此我们有两个甘特图视图。在甘特图视图选项卡包含了从60天前和未来,只要你不只是标志着任务,“后来”。该类别过滤的甘特只专注于那些计划在未来六个月内的事情。

顾名思义,您可以过滤此第二个甘特图以仅显示特定类别(您可以在“ 任务视图”选项卡中标记具有类别的任务)。此过滤器用于帮助更广泛的趋势,这些趋势更难以注意到 - 例如,如果项目中最重要的部分是社交活动或网站更改而您未达到六个月,则可能需要制作确保每个人都意识到这一点并同意。同样,如果您需要显示影响但花费大部分时间进行报告,则可能需要更改计划确保每个人都了解为何以这种方式进行规划。

原则2:没有人知道一切(他们不应该)。

如果你工作在那里的一个项目,你拥有所有的信息,然后两件事情是有可能发生的事情之一:

  1. 你真的让我们分享的神经质减少了一倍
  2. 你带着这个东西 - 你应该放弃并开始自己的公司出售珠子*或其他东西。

我们可以相信,我们的客户/老板比我们对更广泛的计划和压力有更多的背景。他们可能更了解更广泛的策略,他们的老板每次提到某个项目时都会紧张,或者一位同事尚未宣布辞职。虽然Google表格从来不是实际交流的可接受替代品,但我们的客户或老板也可能知道他们希望项目在哪里进行,而他们没有传达,或者我们还没有理解。

我们还可以相信,从事个人任务的人都很清楚事情是否会成为一个问题 - 例如,如果我们允许的任务时间太短。我们可以尝试尽可能地了解情况,但他们仍然可能知道我们不知道的事情

即使我们不同意某些事情应该是优先事项或问题,制定透明的共享计划有助于我们通过对目前计划的共同理解来开展困难的对话。每个人都需要重新处理信息才能理解它(参见原则1),我们越有可能尽早清除问题。

这一切都很好,但期望有人吸收项目的所有内容可能会产生相反的效果。我们需要一个每个人都可以参考的数据来源,而不会挤出他们的想法或我们与只有我们作为项目经理必须担心的事情的对话。

这就是为什么我们有我们的表格的利益相关者版本。当我们在计划器版本中编写所有内容时,计划选项卡中只填充了与不是我们的人相关的内容(即,状态不是“未被删除”,“已取消”,“被遗忘”的所有任务,“或空白”,没有资源或项目标识符信息。

我们永远不必填写利益相关者版本表 - 它只是使用importrange()从计划选项卡中获取该信息并创建所有相同的甘特图和月度视图 - 因此我们不必担心显示不同信息的不同计划。

*蜜蜂?

原则3:我会错过的东西(少即是多)。

老实说:过去我花了很多时间把跟踪系统放在一起,我没有检查得足够多。我一直在填写,但我没有花足够的时间搞清楚在哪里需要什么。如果我们有一个利益相关者版本,其中包含与其他人无关的内容,我们也需要相同的内容。毕竟,这不是我们唯一想到的事情。

什么功能于God's名具备的,我错过版God's,我从现在起),从所有单个项目的管理表中提取数据,并给你一个地方去提醒一下所有的东西你”我忘记了,搞砸了。这就像在Google表格中与父母共进晚餐。别客气。

这个版本要检查的三个地方是:

  1. “警报仪表板”选项卡,显示即将到来或错过的截止日期数,预算或简要所需的工作量,以及每个项目每月的计划外预算(预算可能只是内部人员 - 小时,因为仍然有限的)。
  2. “任务问题”选项卡,它提供了未来三个月内所有内容的可过滤视图(因此您可以深入了解在第一步中看到的警报)。
  3. 截止日期本周标签,以便您快速提醒您需要尽快完成的工作。
早期结论:

通常,当我提出要点时,人们告诉我他们希望我能早点结束。本节主要是个人成长的证据。

这也是因为在此之后的所有内容都特定于使用,更改或理解我共享的项目管理表,因此如果您对如何使用表单或如何使用表单感兴趣,您只需阅读以下内容(我真的建议尝试使用filter()和query()的一些用法,特别是与RegEx公式一起使用)。

除此之外,我希望你发现这些资源很有用。我从他们那里获得了很多价值,作为一种与人协作并与“项目经理”的概念分离的方式,与“需要了解所有事情的人”分开,但我会对你的任何想法感兴趣关于如何改进它们或你认为我错过的任何东西。欢迎在下面发表评论!

访问模板表:

  1. 规划师版(你需要知道的一切,加上甘特)
  2. 利益相关者版本(老板,客户或执行工作但未进行项目管理的人员的更清洁版本)
  3. 神圣的名字有我错过的版本(许多不同项目的综合视图,如果你忘记告诉别人有关工作,错过截止日期或过度计划,请告诉你)
附录和说明 一些一般性说明 关于避免问题的快速说明:
  1. 确保在复制工作表时,计划程序视图的共享权限是电子邮件或至少基于组织(任何有权访问利益相关者视图的人都将看到计划者视图 URL)。保持God's-I Version权限也是一个好主意。
  2. 尝试在创建新信息时尽可能地遵循现有的单词和数字格式。
  3. 如果你想要一个新行,我会插入一行,选择上面一行,将其复制到新行,然后更改信息 - 这样,隐藏列中的公式仍然适合你。
  4. 如果你想要一个新列,它可能会破坏其中一个query()函数; 一旦你添加了它,使用= query()快速查看公式,并考虑更改它们引用的列,这些列将受到更改的影响。
关于修复问题的快速说明:

如果您更改了某些内容并且未在工作表中反映,则需要检查以下内容:

  1. 浏览利益相关者视图中的所有选项卡,取消隐藏任何隐藏的列
    1. 它们通常只包含一个重新格式化文本的公式,以便我们的查找起作用。看看是否有任何缺失或损坏。
  2. 尝试从上面或不起作用的单元格旁边的行复制公式。
  3. 尝试删除公式的= iferror部分。
    1. 如果它们破裂,很多单元被设置为空白。这样可以更容易地阅读工作表,但可以让人更难知道某些东西是否实际为空或只是看起来是空的。
  4. 如果一个工作表没有正确地从另一个工作表中提取数据,请查找= importrange()公式并确保有一个与您尝试引用的工作表的URL匹配并且您已获得该公式的权限工作 - 你需要点击一个按钮。
    1. 检查God's-I版本中的利益相关者版本项目URL选项卡中的任务视图选项卡
  5. 你刚刚调用了“第4部分”或类似的任务吗?有一个RegEx公式可以解决这个问题。
  6. 你忘了给任务一个类型吗?如果是这样,甘特图视图将在状态列中警告您。
查询功能

Google表格中的= query()函数非常棒 - 它使得大量事情变得更加容易,尤其是在自动化数据操作方面。使用= query可以实现这些工作表的大部分功能,但我经常使用= filter(这也非常强大),因为=过滤器在Google表格中显然更快,有时这些工作表有很多需要处理。

正则表达式

您不需要知道此工作表的任何RegEx,但它通常很有用。RegEx主要用于删除多部分任务中的“部件号”(见下文),并查找与多个选项匹配的任何内容 - 例如,在类别特定的前向甘特选项卡中选择多个类别时(请参阅下面)。RegEx仅在RegExmatch(),RegExextract(),RegExreplace()中使用,或者作为查询函数的一部分,我们说“匹配”。

查询/过滤和isblank

这些工作表中的很多公式都是filter()或query(),或者包含在= if(isblank()中 - 这主要是因为过滤器和查询函数可以填充更多的单元格,而不仅仅是放入公式的单元格。例如,它们可以填充整行,列或表。这意味着其他单元格正在计算或查找可能为空或不为空的单元格,因此我添加了isblank()检查以便单元格不要当某个地方没有信息时会中断,但是当您添加信息时,您不必复制和粘贴公式。

这些复选框在Google表格中相对较新。如果您需要另一个,只需从现有单元格中复制它,或从“插入”菜单中选择。在我使用勾选框的地方,我经常在工作表中有另一个公式,根据勾选的方框过滤行,然后根据旁边有勾号的值创建一个RegEx。

您无需理解这一点就可以使用工作表,但您可以在利益相关者版本表的类别特定的前向甘特图标中取消隐藏的行中看到它。

快速提示 - 如果您想要将所有框更改为勾选/未选中并且不希望逐个更改,则可以在所有其他单元格中复制勾选或未选中的复选框。

如何将任务添加到列表中

在任务视图中,要包括的最重要的事情是任务名称,计划的时间段,成本和类型。

为了方便起见,在创建新任务时,我建议插入一行,将上面的行复制到其中,然后更改信息,这样您就不会错过任何隐藏的公式。

再一次,不要费心改变利益相关者版本。计划器版本的URL添加到= importrange()函数后,它将自动从计划器版本中提取。

跨多个时间段拆分任务

您可以在任务的时间段内放置多个内容,只需将其与“,”(逗号空格)分隔即可。这是因为当我们得到完整的月份列表时,我们将所有单个单元格与“,”分开,然后将它们拆分为“,”然后重复删除列表 - 因此一个单元格中的多个月与其他单元格相同个月。

=唯一(转置(拆分(JOIN(“,”,“任务视图”!A:A),“,”,0)))

任务列表”选项卡中的“每月费用”公式计算该行的月份列中存在的逗号数,然后将计划成本除以该数字 - 这意味着在列出的所有月份中,成本将平均分配。

= H2 /(LEN(REGEXREPLACE(A2, “[^ \,] *”, “”))+ 1)

如果您不希望任务在不同时间段之间完全平分,则可以在任务旁边写上“第1部分”或“第2部分”。只要您在名称的末尾只写“Part”然后编号,就会在任务列表选项卡的O列中将其删除,这样任务的不同部分就会合并到一个记录中。甘特图。

= REGEXREPLACE(B2,“Part \ d + $”,“”) 使用月视图选项卡(计划员和利益相关者版本)

月视图”选项卡中正在进行一些关键操作。首先,我们将获得我们在任务视图中列出的所有时间段。

因为月份并不总是以正确的格式显示(意味着后来的过滤器不起作用),所以我们在隐藏列B中使用= text()公式来确保月份保持我们需要的格式。

然后,在此选项卡的“可交付成果”部分中,我们使用以下公式:

= if(not(isblank(A12)),iferror(TRANSPOSE(FILTER('任务视图'!B:B,RegExmatch('任务视图'!A:A,B12))),“”),“”)

我们上面正在做的是检查此行的“月”单元格中是否包含任何内容。如果一个月里面,我们筛选的任务任务视图,只有那些包含在每月的文本月份列。然后我们使用transpose()函数将我们过滤的任务从垂直列表更改为我们在工作表中看到的水平列表。

最后,我们使用以下公式来过滤我们在“ 任务视图”选项卡中列出的成本,就像我们过滤上面的任务名称一样。然后,我们将当月的所有费用(加上每月的常规费用)加在一起,并从我们必须花费的总时间/小时中减去它们。通过这种方式,我们可以计算出我们还剩下多少,或者我们是否已经结束了。

= if(isblank(A12),“”,((D12-SUM(过滤器('任务视图'!I:I,RegExmatch('任务视图'!A:A,B12)))) - 总和($ D $ 6 :$ F $ 8)))

我们也将这个价值提升到我们的God'-I版本中,一目了然地看我们是否已经过度/不足。

如何使甘特图工作(并添加类别)

任务视图”选项卡中的C列是类别; 你还需要填写这个,以便甘特图能够发挥作用。我没有强制使用你必须使用的类别,因为每个项目都不同,但是值得使用一致的类别(大写字母),因为我们对任务类别进行了重复数据删除,并依赖于所有名称的一致性。

甘特图中发生的事情是每个单元格都是过滤器和vlookup的组合(下面看起来比它复杂得多)。

= iferror(if(not(或(isblank($ D6),ISBLANK(F $ 1))),vlookup(filter('Task view'!$ C:$ C,'Task view'!$ O:$ O = $ D5,REGEXMATCH('任务视图'!$ A:$ A,F $ 2)),'状态和颜色代码'!$ C:$ E,3,0),“”),“”)

该公式首先检查任务或月份单元格是否为空白。如果没有,它会查看其列中的月份单元格,并与其行中的任务单元格进行交叉引用。如果一个月和任务的交集与我们的任务视图中的任务匹配(如该行中的任务在该列中的月份中发生),则过滤器公式将返回该类别。对于那些感兴趣的人来说,这可能也是通过索引匹配来实现的,但过滤器让我们可以匹配RegEx,因此我们可以提供多个匹配选项,而且它们不必完全匹配。因为我们在几个月内分配任务,所以我们需要在匹配方面保持灵活性。

我们检查任务或月份单元格是否为空的原因如上所述,我们可以将上述公式粘贴到甘特图的所有单元格中,并在我们添加更多月份和任务时填写它们,而不是必须复制并且每次粘贴配方。

当我们的过滤器公式返回我们任务的特定类别时,我们获取该值并在状态和颜色代码选项卡中运行vlookup 。(这只是必要的,所以我可以为你设置条件格式,这样当你更改特定的类别名称时它就不会中断。)

目前,甘特图设置为前7个类别的颜色编码,如果需要,还加上截止日期类别。如果你想添加更多,它们最初会在甘特图中显示为黑色块,你需要设置条件格式以对它们进行颜色编码。

要为更多类别添加自动颜色格式,请对PlannerStakeholder表中的每个甘特图视图重复以下过程:

  1. 选择选项卡中的所有单元格
  2. 从格式菜单中选择“条件格式”
  3. 找到旁边带有黑框的规则,并记下它当前所定位的数字
  4. 为任何等于步骤3中的数字的内容创建新规则,然后为该规则的背景和文本设置相同的颜色
  5. 更改旁边有黑色块的规则,以更高一个数字
如何使类别可过滤的甘特图工作

此选项卡使用我们的老朋友,= filter()和= query()函数。首先,我们使用过滤器从我们之前提到的状态和颜色代码选项卡中获取完整的类别列表:

= FILTER('Gantt view'!A6:B,RegExmatch('Gantt view'!A6:A,“。* [a-zA-Z]。*”)) 然后我们将Google表格的闪亮新复选框放在它们旁边(这将有助于我们轻松过滤我们的数据)。

通常我们会隐藏第一行,但是可以看到一个公式,它会查看所有类别,并将它们过滤到那些勾选它们旁边的复选框的公式。如果没有,则返回“(\ d | Deadline)”,表示“RegEx-speak中的数字或单词Deadline”(所以列表中的任何内容),因为垂直管道“|”表示“或” “\ d”表示“数字”。

如果一个或多个类别旁边有一个勾号,公式将返回那些用“|”分隔的东西,再次在RegEx中表示“或”。

= IF(COUNTIF(C3:C,真)> 0,CONCATENATE( “(”,JOIN( “|”,FILTER(B3:B,C3:C =真,不(ISBLANK(B3:B)))), “)”), “(\ d |截止日期)”)

然后在单元格E3中我们有一个查询公式。我们在这里使用= query而不是= filter的原因是我们需要在多个列中查找内容; 过滤器一次只能真正处理一列。

然后,查询功能检查我们原来的甘特图的前六列,每次寻找任何我们已经打勾类别编号(什么条件格式隐藏的是,类别编号在原来的甘特图,他们只是在与细胞着色相同的颜色)。如果未选中任何勾选框,则会在接下来的六个计划月份内返回任何已落入任何类别的内容。一旦我们开始勾选复选框,这将仅返回我们选择的其中一个类别中接下来六个计划月份的内容。

=查询('甘特视图'!D1:1056,“选择D,E,F,G,H,I,J,其中D <>''和(E匹配'”&B1&“'或F匹配'”&B1&“'或G匹配''&B1&''或H匹配''&B1&''或我匹配''&B1&''或J匹配''&B1&“')”,1) 如何创建利益相关者视图

计划版本表有一个称为标签计划。您不需要填写此选项卡 - 它有一个查询,使用= query()函数从“ 任务视图”选项卡中提取信息:

= QUERY({'任务视图'!A1:F,'任务视图'!O1:P},“选择*不在哪里(Col6包含'pitched'或Col6包含'已取消'或Col6 =''或Col6 ='被遗忘“)“)

上面的所有公式都是采用月,任务,描述,阻止,状态,类别和完整任务列,然后显示状态不是“未被删除”,“已取消”,“被遗忘”或空的每条记录。这为我们提供了一个标签,其中包含我们准备分享的信息。如果我们在“ 任务视图”选项卡中重新排序数据,我们也可以用= filter()来实现这一点,但是这种数据排序更容易使用,所以我们只使用= query()并选择我们想要的列,结合水平范围通过在此公式开头的{}之间列出它们。

然后,我们的利益相关者版本表文件中的任务视图选项卡使用= importrange()来定位我们创建的清理列表。要确保在创建这两个文件的副本时利益相关者版本保持正常运行,您只需转到新的计划器版本表并复制页面的URL,然后转到利益相关者版本,找到任务视图选项卡,并更新单元格A1中的importrange()公式以获取计划器版本工作表的新URL 。单元格将重新计算,您需要授予权限,然后它应该正常工作。

如何更新God's-I版本

此视图为您提供以下内容:

快速查看任何项目中的任务总数:

  1. 截止日期在10天之内
  2. 已超过截止日期(任务未完成)
  3. 没有截止日期
  4. 在接下来的三个月内没有得到简报或没有预算

它还可以让您快速查看每个项目每月的计划外预算金额,以确保您没有忘记计划一个月并且没有过度计划一个月。

God's-I版本采用类似的方式向利益相关者版本,它拉动信息使用IMPORTRANGE =(),但一个关键的区别是,我们想从多张拉。重写公式可能会很麻烦,因此我们可以在“ 项目URL”选项卡中生成我们需要的公式。

您需要做的唯一事情是:

  1. 添加要包含在God's-I版本Project URL选项卡中的新Planner View工作表的URL
  2. 授予此工作表访问该工作表的权限(您可以单击A列中显示的警报)
  3. 复制单元格B1中的值,转到“ 所有导入的任务视图”选项卡并选择单元格A2,然后将值粘贴到顶部栏中。重要的是我们不直接粘贴到单元格中,否则工作表将运行连接公式而不是我们正在制作的查询公式。

值得注意的是,此表将包含您正在管理的每个项目的所有信息。一旦设置完毕,您就不应该与任何人共享访问权限,除非您对他们看到每张工作表的所有预算详细信息感到满意。

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